Activo Fijo

Guía Práctica para la Gestión de Activos Fijos en la Universidad

Importancia de Notificar a Activo Fijo sobre la Incorporación y Baja de Bienes

La notificación oportuna a la Sección de Activo Fijo sobre la incorporación o baja de bienes es crucial para mantener la integridad y eficiencia del patrimonio institucional. Al seguir estos pasos, contribuyes a una gestión transparente, eficiente y responsable de los recursos de la Universidad. Tu colaboración es fundamental para el éxito de nuestra Institución.

A continuación, se detalla cómo cualquier funcionario puede gestionar la incorporación y baja de activos fijos de manera simple y efectiva.

Incorporación de Nuevos Bienes

Paso 1: Recepción del Bien

1. Recepción Física: Cuando un nuevo bien llega a la universidad, asegúrate de recibirlo correctamente.
2. Documentación de Soporte: Verifica que todos los documentos (compra, donación, etc.) estén en orden.

Paso 2: Registro del Bien

1. Formulario de Alta: Completa el formulario de alta con todos los detalles del bien (tipo, características, etc.).
2. Revisión de Documentación: Confirma que la documentación de soporte está completa y correcta.

Paso 3: Etiquetado

1. Asignación de Código: Cada bien recibe un código único para su correcta identificación posterior.
2. Etiquetado Físico: Debes colocar la etiqueta de identificación en el bien, de manera que sea visible y esté protegida.

Paso 4: Registro en el sistema ERP

1. Entrada de Datos: Ingresa todos los detalles del bien incorporado en el sistema ERP de la universidad.
2. Validación: Asegúrate de que todos los datos ingresados sean correctos.

PASO 5: INVENTARIO FÍSICO

1. Actualización del Inventario: Añade el nuevo bien al inventario físico de la unidad correspondiente.
2. Verificación de Conformidad: El inventario refleja correctamente la adición del nuevo bien.

PASO 6: INFORMES Y CERTIFICACIONES

1. Generación de Informes: Si es necesario, emite informes para rendiciones de proyectos o auditorías.
2. Certificaciones: Gestiona la entrega de certificados a entidades externas si es requerido.

IMPORTANTE

Notificar sobre la incorporación de nuevos bienes asegura que la universidad tenga un control preciso de su patrimonio, facilita la gestión de recursos y permite una respuesta rápida ante auditorías o solicitudes de información.

Baja de Bienes

Paso 1: Identificación del Bien

1. Detección del Bien a Dar de Baja: Identifica los bienes materiales en desuso, deteriorados o sin utilidad.

Paso 2: Solicitud de Baja

1. Formulario de Baja: Completa el formulario de solicitud de baja.
2. Documentación de Soporte: Incluye informes que justifiquen la baja (deterioro, obsolescencia, etc.).

Paso 3: Evaluación por la Sección de PPE

1. Revisión del Bien: La Sección de Propiedad, Planta y Equipos revisa la solicitud y el estado del bien.
2. Propuesta de Baja: La sección realiza una propuesta de baja al Comité de Baja.

Paso 4: Decisión del Comité de Baja

1. Evaluación del Comité: El Comité de Baja estudia la solicitud y toma una decisión.
2. Resolución: El comité puede aprobar, modificar o rechazar la solicitud de baja.

Paso 5: Ejecución de la Baja

1. Enajenación: Venta directa o subasta pública, si es aplicable.
2. Destrucción: Destrucción del bien si es necesario.
3. Donación: Proponer la donación a instituciones de servicio público o sin fines de lucro.
4. Reutilización Interna: Uso de piezas o elementos para fines de enseñanza o repuestos.

Paso 6: Registro de la Baja

1. Eliminación del Inventario: Retira el bien del registro de inventario y del sistema ERP.
2. Documentación Final: Mantén registros de la baja y la documentación de soporte.

IMPORTANTE

Informar sobre la baja de bienes asegura que el inventario de la Universidad esté siempre actualizado, previene el mal uso de recursos y permite una correcta planificación y optimización de espacios y materiales.